13 CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

13 CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

 
1. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 hay 1/7/2022?
Luật Quản lý thuế 2019 có nêu: Những nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện những quy định về hóa đơn điện tử tại Luật này trước ngày 1/7/2022. Quy định này của Luật Quản lý thuế (sửa đổi) được hiểu là quy định chung dành cho hóa đơn, chứng từ điện tử nói chung, bao gồm: hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng. Hiểu sai về định nghĩa trên khiến nhiều doanh nghiệp và kế toán lầm tưởng về việc lùi thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đến 1/7/2022.
Như vậy, kể từ 1/11/2020 thì 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT không có mã hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2. Năm 2020 doanh nghiệp có được tiếp tục đặt in hóa đơn giấy không?
Tại hội thảo cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hoá đơn điện tử được tổ chức ngày 5/11/2019, Tổng cục thuế đã làm rõ:
Doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có 02 năm (1/11/2018-31/10/2020) để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Trong thời gian diễn ra chuyển đổi, trường hợp đơn vị dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử và không được tiếp tục in cũng như sử dụng hóa đơn giấy. Trường hợp chưa đủ điều kiện để dùng hóa đơn điện tử thì được dùng hóa đơn giấy nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn theo mẫu quy định và thời hạn sử dụng hóa đơn giấy cuối cùng là hết ngày 31/10/2020.

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục thì lập hóa đơn như thế nào?
Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
– Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này.
Như vậy, trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.

4. Cách xác định ngày lập hóa đơn trong 1 số trường hợp cụ thể
Kế thừa quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đồng thời làm rõ về thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường cụ thể, Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:
TT Trường hợp Thời điểm lập hóa đơn
1 – Hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định – Chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin.
2 – Hoạt động xây dựng, lắp đặt – Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
3 – Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:
3.1.
  • Trường hợp chưa giao quyền sở hữu, quyền sử dụng và có thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thu tiền theo hợp đồng.
– Là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
3.2.
  • Trường hợp đã giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.
– Thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.
4 – Mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế – Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.
5 – Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô, condensate và khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than. – Căn cứ quy định khoản 1, khoản 3 Điều 7 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
 
5. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký không trùng nhau liệu có hợp lệ?

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng theo khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”
Như vậy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có ngày lập và ngày ký trùng nhau.

6. Có được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?
Căn cứ Điều 35 và Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về tính hiệu lực của các văn bản quy định về HĐĐT, cục thuế Hà Nội kết luận: trong quá trình chuyển đổi Chính phủ cho phép (1/11/2018 – 31/10/2020), các đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trước thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngày 1/11/2020.

Tuy nhiên, kể từ ngày 1/11/2020 thì đơn vị phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
Ngoài vấn đề lưu ý thời gian và quy định đã nêu trên về việc sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây:
Thứ nhất: Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng, cụ thể hơn nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và ngược lại: 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử.
Thứ hai: Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.
 
7. Chữ ký điện tử của người mua trên HĐĐT có bắt buộc hay không?
Ảnh dưới đây là nội dung được trích từ công văn số 2402/BTC-TCT và Công văn 820/TCT-DNL do Tổng cục thuế ban hành:
bv

Như vậy, khi người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua thì không nhất nhiết phải có chữ kỹ điện tử của người mua trên HĐĐT.

8. Có được lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê không?
Căn cứ pháp lý:
  • Khoản 1 và khoản 3 Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về khái niệm cũng như tính pháp lý của hóa đơn điện tử
  • Khoản 1, 2 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013 hướng dẫn lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn
  • Công văn số 820/TCT-DNL, công văn số 2047/TCT-CS của Tổng cục thuế, công văn số 83917/CT-TTHT ngày 24/12/2018 của Cục thuế Hà Nội hướng dẫn về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang
Căn cứ quy định nêu trên, khi bán hàng hóa đơn vị xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì đơn vị phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Đơn vị không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.
Trong trường hợp đặc thù, nếu các đơn vị vẫn muốn xuất hóa đơn kèm bảng kê thì có thể gửi công văn hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn.
 
9. Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có được lập nhiều hơn một trang?
Dựa theo hướng dẫn của Tổng cục thuế tại công văn số 820/TCT-DNL thì trường hợp đơn vị chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì đơn vị thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:
Đơn vị được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

10. HĐĐT đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì xử lý thế nào?
Căn cứ pháp lý:
  • Điều 17, Nghị định 51 và Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC  quy định, hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập có sai sót đối với trường hợp người bán chưa giao hóa đơn và đã giao hóa đơn cho người mua
  • Điều 9, Thông tư 32//2011/TT-BTC hướng dẫn xử lý đối với HĐĐT đã lập và đã gửi cho người mua sau đó phát hiện có sau xót
  • Đề xuất của cục thuế Hà Nội tại công văn số 43469/CT-TTHT
Trong trường hợp này, người bán cần:
  • Hủy HĐĐT đã lập có sai sót
  • Lập HĐĐT mới gửi cho người mua
  • HĐĐT đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
11. Xuất HĐĐT thế nào khi phát sinh giao dịch vào ngày cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều đơn vị kinh doanh (đặc biệt lĩnh vực bán kẻ xăng dầu) tỏ ra băn khoăn về việc xuất hóa đơn thế nào khi: người mua không lấy hóa đơn/ thời điểm chốt số liệu người mua không lấy hóa đơn là 24h (0h ngày hôm sau)/ ngày phát sinh giao dịch vào ngày cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết…..?
Căn cứ Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC thì ngày lập hóa đơn và bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26 sửa đổi bổ sung cho Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC cũng chỉ rõ: trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung 1 hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày
Như vậy trong trường hợp này nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn vào ngày hôm sau hoặc ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ lễ, tết là không phù hợp theo quy định.

12. Có được lập văn bản thỏa thuận sai sót dưới dạng bản giấy?
Tại Khoản 2, Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC có hướng dẫn xử lý đối với hóa  đơn điện tử đã lập như sau:
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót
Công văn 3441/TCT-CS ngày 28/9/2019 của Tổng cục thuế cũng hướng dẫn: “Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận bằng giấy ghi rõ sai sót có chữ ký của người bán và người mua.”
Như vậy, được lập văn bản thỏa thuận bằng giấy trường hợp người mua không có chữ ký điện tử

13. Có cần dấu người bán trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT không?
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Công văn 3501/TCT-CS của Tổng cục thuế ngày 4/9/2019 cũng hướng dẫn:
– Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
– Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Như vậy, Bộ Tài chính và Tổng cục thuế đều thống nhất quan điểm: hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông thì phải có dấu người bán.
Hi vọng rằng những giải đáp trên đã tháo gỡ được những vướng mắc mà kế toán và doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình sử dụng HĐĐT.
 
 
 

Nguồn tin: Ms Bích Diệp - Đại Lý Thuế Quảng Ninh tổng hợp

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

dailythuetrai
dailythuephai
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây